そんな方に向けて、この記事ではMacPCを最大限に活かす方法の基礎の部分を解説していきたいと思います。
どうもワサビです。ビジネスを立ち上げたりしています。その中で、パソコン作業が遅かったり、効率が悪かったりして悩む事務員さんとかに指導したりしています。以前、カスタマーサポートのマネジメントをする仕事があったのですが、そこで現場に出ながら、作業していました。
他のスタッフとの差は10倍くらいありました。なのでそれなりに、パソコン作業は早いのではないかと自負していますので、苦手だと思っている方でも、誰にもできるような内容なので、安心して読み進めてください。
この記事は以下の内容を解決します。
Macにおける作業効率化が図れます。無駄に残業しなくなります。
ややこしいアプリとかは使わないので、誰でも実践できます
Macユーザー向け作業が効率化するテクニック9選
パソコン作業の効率化を図る上でやるべきことはこれだけです。一個一個使い方を見ていきましょう。
①GoogleChrome
②GoogleDrive
③Googleカレンダー
④キーボードのユーザー辞書設定
⑤ショートカットキー
⑥リマインダー
⑦メモ
⑧モニター
⑨iPad
①GoogleChrome
まずブラウザのGoogle Chromeは必須アイテムです。
パソコン苦手な人が使っているのがIE(インターネットエクスプローラー)を使っている人が多いですが絶対にGoogleChromeを使ったほうがいいです。Googleの無料の機能だけでもほぼ網羅できるくらいにアプリが豊富です。
インストールの方法
Google Chromeインストール方法
入れていないという人はまずインストールをお願いいたします。
ブックマーク登録
GoogleChromeの設定でやっていて欲しいのはブックマーク登録です。
カテゴリに分けてよくみるサイトや使うサイトを登録しておいてください。これだけで、いちいち検索する手間が省けます。
①押して
②押して
③押せば
④に追加されるので、次回から検索せずに、ブックマークから入りましょう。
基本的な設定はこれくらい覚えていれば大丈夫です。
②GoogleDrive
Googleドライブもかなり使います。Googleのgmailアカウントを作成していれば利用できます。
Gmailのアカウント作成方法はこちら
どういった時に使えるかというとクラウド上でいろんなアプリが使えるのですが、よく使うのが３つです。
Googleドキュメンド（ワード）
Googleスプレッドシート （エクセル）
Googleスライド（パワポ）
（）の中に書きましたが、クラウド上で使える、ワードエクセルパワポだと思って大丈夫です。無料で提供されているにも関わらず、機能が素晴らしいです。
使い方はワードエクセルパワポとほぼ同じです。ファイル形式ではなくURLでみんなに回せるので、便利です。たくさんの人が同時に編集できるので、活用したほうがいいです。
Googleドキュメンド見本
https://docs.google.com/document/d/1lQqSsM6ppaqqmDecORZqP01hS4Hefc4urVKebDbBKVk/edit
Googleスプレッドシート見本
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1U21u-gHfyJHsFpQ00LPMuOz4aT7mhOfSoMqQ3l3VIkE/edit#gid=0
Googleスライド
https://docs.google.com/presentation/d/1m425HhSr8-ENh9pFX9PvG9IHitQ58m2ZXVwcuq5TjCU/edit#slide=id.p
こんな感じで使うことができます。
③Googleカレンダー
GoogleカレンダーURL
これもめっちゃ使います。パソコン効率化というよりも仕事効率化になってしまうのですが、スマホとも連携できるので、基本的に手帳とかに記入する必要がなくなります。
これもgmailのアカウントを持っていれば使えるので活用すべきでしょう。
他の人との予定の共有などもできるので営業管理の時とか他の人が何してるのかなどがわかるのですごく便利です。
④キーボードのユーザー辞書設定
これもあまりやってないですが、作業効率が爆速で向上します。設定してない方はすぐに設定しましょう。
写真左下の＋ボタンから追加できます。
どういった用途で使うかと言いますと、文字打つのがめんどいので使います。よく使う単語を登録しておくと良いでしょう。
例えば
「おせ」→お世話になります。ワサビです。
「メール」→〇〇@gmail.com
「じゅ」→自分の住所
など
など登録した単語が検索の候補に出てきます。iCloudで同期していると、iPhoneにも連動するので、普段からよく使えます。いちいち文字全部打ってた人はかなりの時間効率化が図れます。
じゅって打つとこんな感じで登録されてる住所がすぐに出せます。いろんなところに拠点を持っている人には便利かも笑
⑤ショートカットキー
タイピングする時に使うキーなのですが、これは基本的なことなので覚えておいて損はないコマンドだけ紹介します。いちいち右クリックしている人はこれを覚えておいて損はないでしょう。
コピーcommand+c
ペーストcommand+v
検索 command+f
全選択 command+a
1個戻る command+z
1個進めるcommand +shit+ z
これくらいは使えるといいでしょう、他にも色々ありますがほとんど使わないので、使いながら覚えていくといいと思います。
⑥リマインダー
これです。Macに元々入っているアプリの一つですね。
タスク管理する時に使えます。
設定もクソもないんですけど、パソコンとスマホと同期できるし、出先でスマホでリマインダーにタスクとして入れておけば便利です。
リマインダーをチェックする習慣さえつければ、仕事を忘れることがありません。
⑦メモ
これです。Macに元々入っているアプリの一つですね。
今この記事を書いているのもメモです。
フォルダ分け機能もついてるので、普通にメモとして使っています。
これについてもiPhoneと同期できるので出先で思いついた時とかにここにメモって後からPCで見るというような使い方ができます。
・個人的なメモはメモを使い。
・誰かと共有する場合はGoogleドライブを活用する
といった感じで使い分けています。
⑧モニター
外部デバイスなんですが、これはかなりオススメです。メインモニターとサブモニターの二つの画面を使います。
仕事効率が別次元に早くなるので、一度二台の画面に慣れてしまうと戻れません。仕事の効率アップで時間が削減できることを考えれば数万円程度の出費なので揃えてみて欲しいです。Appleの純正ものを使うのもいいと思いますが、使い勝手はかわららないので安いモニターでいいと思っています。
たまに何台も繋いでいる方もたまに見受けますが、２台までくらいが限界値かなと思います。
それはさておき、多動症の僕にはすごく役立っています。
Mac
HDMI変換ケーブル
HDMIゲーブル
モニター
やることは簡単です。この4つを繋ぐだけです。繋いだら勝手に設定できます。
実際の画面はこんな感じです。
実際に使っているアイテムを紹介しておきます。
モニター（ASUS製）
【Amazon.co.jp限定】ASUS フレームレス モニター 23インチ IPS 薄さ7mmのウルトラスリム ブルーライト軽減 フリッカーフリー HDMI,D-sub スピーカー VZ239HR
HDMI変換ケーブル
いろいろさせるので便利です。
HDMIゲーブル
Amazonベーシック ハイスピードHDMIケーブル – 1.8m (タイプAオス – タイプAオス)
若干長めのを使っています。長いほうが会議とかで使う時とかに便利。
⑨iPad
僕クラスになると出先でも２台目のモニターは使いたくなります。
そんな時どうすればいいのかといえば、ipadをモニターとして代用します。設定方法は以下です。
Sidecar で iPad を Mac の 2 台目のディスプレイとして使う方法
Appleサポート引用
ipad air
実際に使ってるのはこちら。普通にiPadです。モニターとしてしか使わないので、ある程度の画面サイズがあれば十分です。
Apple iPad Air (10.5インチ, Wi-Fi, 64GB) – スペースグレイ (最新モデル)
以上です。
基本的なことを紹介しましたが、そんなに難しいアプリとかは使っていませんでしたね、自分に合わせて効率アップを図ってみてください。
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